PROFIMATICA. Ofimática. Equipamiento para la oficina.

Hoy en día, la logística de la documentación implica el uso de la tecnología digital para generar y procesar información , poniéndola a disposición de los colegas de la oficina. Un factor de coste mayor en este campo es la gestión documental, que requiere mucho tiempo y afecta a diversas rutinas y procedimientos de trabajo en la oficina. La última versión del software de gestión documental Sharpdesk™, facilita soluciones prácticas para estas tareas y asimismo asegura una óptima organización del escritorio.

Cualquiera que haya trabajado en una oficina  conoce el problema: los archivos importantes están repartidos por todo el escritorio en diferentes formatos, inaccesible a otros colegas e imposibles de combinar en un único documento. Con Sharpdesk™ 3.3, este lamentable estado de cosas es una cosa del pasado. La última versión del software de gestión es un componente de las opciones de red de los  productos multifuncionales de Sharp y proporciona una mayor variedad de aplicaciones de serie – desde funciones de guía  y funciones de composición , hasta una administración de documentos simplificada.
Guía de usuario intuitiva
El software de gestión documental Sharpdesk™ 3.3 , es ahora aún más fácil de usar con el nuevo interfaz , al estilo de Windows Vista . Con la ayuda de vistas en miniatura, los usuarios pueden guardar sus documentos e imágenes escaneados directamente en el escritorio, acceder a más de 200 formatos de archivo diferentes y utilizando la herramienta de búsqueda indexada de texto , accediendo a  todos los documentos en cualquier momento,  . También está disponible la opción de compartir documentos y archivos con otros usuarios de la red . Sharpdesk™ , también incluye  aplicaciones tan  prácticas como la “rotación automática de imagen”, que guarda automáticamente las imágenes escaneadas en la posición correcta en el escritorio.
Composición de diversos tipos de datos
Otra práctica y útil función de software de gestión incorporada es “Composer”. Con esta herramienta, los usuarios pueden fácilmente combinar archivos de diferentes aplicaciones en un único documento. “Nunca antes ha sido tan fácil crear documentos complejos sin tener que prestar atención a diferentes  formatos de archivo “, explica Keiichi Katsuta, presidente de Sharp Sistemas de Información de Europa. “Por ejemplo, nuestro software de administración permite combinar archivos de un compañero de oficina ,  en formato  Word con su propia  hoja de cálculo Excel o una presentación de un  cliente en PowerPoint en un único documento , simplemente con una operación de  arrastrar y soltar. La secuencia de los módulos individuales también puede ser re-editada más tarde “, continúa Katsuta.
Archivo y flujo de trabajo eficiente
Con Sharpdesk™ 3.3  y con el escáner de red que incorpora la impresora multifunción ,  los documentos que anteriormente sólo estaban disponibles en formato de papel son fáciles de clasificar de forma clara en su archivo electrónico. Los documentos digitalizados se transfieren a un meta-archivo y están marcados por la alta precisión del sistema de reconocimiento de texto (OCR). El potente OCR convierte los documentos con fidelidad,  manteniendo su diseño original, por lo que siguen siendo fáciles de editar, incluyendo todas las columnas, hojas de cálculo, numeración y gráficos. Con este sistema, los documentos pueden ser ordenados, organizados y gestionados en más de 120 idiomas. El último archivo escaneado, puede opcionalmente, convertirse a PDF o guardarse como un archivo JPEG.

Administración simplificada
Sharpdesk™  también simplifica el trabajo del administrador de la red. Utilizando la nueva herramienta “Push Install” , el software puede ser instalado en los PCs de los empleados, simplemente introduciendo el número de licencia desde el ordenador que gestiona la red central. La función de “Búsqueda indexada de tiempo de inactividad” , detecta automáticamente los  períodos en que el PC está encendido pero no en uso. En estos tiempos de carga baja, precisamente se permite la indexación de archivos. De esta forma  todos los procesos de trabajo durante el funcionamiento regular no se ven afectados.

Fuente: Sharp.eu