PROFIMATICA. Ofimática. Equipamiento para la oficina.

La primera confusión en relación con este tipo de soluciones se da con el propio nombre genérico de las mismas. Existen multitud de nombres y acrónimos, en español e inglés, con diferencias de matiz en su significado, pero que las empresas de artes gráficas utilizan indistintamente para referirse al mismo producto.

Distintas personas que hablen de software de gestión, sistemas de gestión empresarial, MIS, SIM o ERP, probablemente estén refiriéndose a lo mismo. Evidentemente hay diferencias entre estos términos -un ERP (Enterprise Resource Planning) no es lo mismo que un MIS (Management Information System)- pero en esta primera fase vamos a referirnos a todos ellos en conjunto, ya que comparten una misión fundamental: el empleo de una solución informática para mejorar la productividad de la empresa a través de una mejora de los procesos de la misma.

El segundo aspecto que debe conocerse es la clasificación básica de las mismas en tres grandes grupos: soluciones a medida, soluciones estándar y soluciones con un núcleo común y una parte configurable. Vaya por delante que nuestra recomendación para la mayoría de los casos es la elección de una solución del último tipo, es decir, con un núcleo común y una parte configurable.

Soluciones a medida

En los primeros años de existencia de estas soluciones, la mayoría de las empresas optaron por las soluciones a medida. Al ser un mercado naciente, existían pocas alternativas comerciales en el mercado, por lo que los primeros clientes encargaban las soluciones a desarrolladores informáticos que no siempre conocían el sector y que se limitaban a programar para cumplir los requerimientos, las diferentes actividades y las numerosas particularidades del empresario gráfico.

Según se fueron desarrollando soluciones a medida, algunas personas vieron la posibilidad de partir de una de estas soluciones y ofrecerla a otras empresas gráficas, tras realizar cambios en la misma. Estas soluciones, que seguían siendo soluciones a medida, permitieron a un número importante de empresas de artes gráficas tener su primer contacto con un software de gestión, con resultados de todo tipo.

Soluciones estándar

La generalización de los ordenadores personales trajo consigo la aparición de las grandes soluciones genéricas, conocidas y distribuidas en todo tipo de sectores industriales y de servicios. Estas soluciones se implantaron inicialmente en las grandes corporaciones multinacionales, que veían en ellas una manera de racionalizar recursos, unificar y simplificar operaciones. Aunque posteriormente se han generalizado a empresas de menor tamaño, su impacto en el sector de las artes gráficas ha sido muy limitado. Esto se ha debido al reducido tamaño medio de la empresa gráfica y a las particularidades del sector, especialmente a la hora de realizar presupuestos.

La tercera opción

Por otro lado, se han ido desarrollando y comercializando una serie de soluciones específicas del sector de artes gráficas, que desde un principio nacen con la idea de ser parametrizadas a las características de distintas empresas del sector. De cara a facilitar la posterior actualización del mismo sin afectar a las parametrizaciones específicas de cada caso, este tipo de productos cuenta con un módulo maestro. Dicho de otra manera, el módulo maestro contiene la parte del programa común a todas las empresas usuarias, mientras que el resto de módulos pueden contener los aspectos en los que la solución se ha particularizado para cada caso. Estas soluciones, tienen una desventaja y muchas ventajas respecto a las soluciones a medida. La desventaja es la menor capacidad de adaptarse a la forma de trabajar del cliente, ya que las posibilidades de parametrización, a pesar de ser cada vez más elevadas, no pueden alcanzar a las de una solución hecha a la medida de los requerimientos de un único cliente. Esta desventaja se ve más que compensada en el 99% de los casos por las ventajas que tiene una buena solución parametrizable: menor coste de la solución, mejor soporte y mantenimiento de la misma, frecuentes mejoras que incorporan las ideas de otras empresas gráficas, etc.

Los requisitos básicos

Ahora que tenemos claros los tipos de soluciones existentes y las ventajas e inconvenientes de cada uno, vamos a entrar en aspectos prácticos del proceso de selección de la solución más adecuada a la empresa. Pero antes, debe asegurarse de que cumple tres requisitos básicos:

- El primero es no delegar. Este proceso es sumamente importante para la evolución futura de la empresa, por lo que debe ser liderado por los responsables de la misma.

- El segundo es tener claro a dónde queremos ir, es decir, qué queremos que sea la empresa en los próximos años. El software de gestión es como un vehículo nuevo. Si no tenemos claro a dónde queremos ir, el vehículo sólo nos servirá para dar bandazos más rápido y llevarnos antes al sitio equivocado.

- El tercero requisito que debe cumplir antes de seleccionar un software de gestión es tener definida la organización de la compañía y el modelo de gestión de la misma. El software de gestión no cambia los organigramas ni cambia la forma en que se están gestionando una compañía y a sus trabajadores. Aquellas empresas que compran e implantan un software de gestión sin tener claro el modelo de gestión de las mismas, suelen terminar teniendo problemas y achacándolos a la solución de gestión, igual que el ciego echa la culpa al empredrado.

A la hora de la elección

Una vez superados estos tres requisitos, entramos en el proceso de selección en sí.

- Información: Lo primero es recabar información independiente sobre las soluciones existentes en el mercado. Actualmente hay más de veinte soluciones diferentes implantadas en empresas de artes gráficas, aunque cinco de ellas cuentan en conjunto con una cuota superior al 80%. La mejor forma de recabar esta información es acudir a jornadas específicas que suelen organizar las asociaciones de empresarios y centros tecnológicos del sector grafico.

- Demostración: A continuación, es aconsejable concertar una primera demostración con al menos tres proveedores diferentes. En esta fase del proceso la empresa gráfica tiende a dedicar menos tiempo del necesario, cuando es el momento crítico para asegurarnos que la solución que finalmente escojamos es la mejor para nuestra empresa. A esta primera demostración deben acudir todas las personas dentro de la empresa que tendrán mayor relación con el software de gestión en cualquiera de sus módulos. En esta toma de contacto conoceremos los aspectos generales del producto. Asimismo, debemos dar a conocer nuestra la organización de la compañía y el modelo de gestión de la misma. Otros aspectos importantes a evaluar son el servicio postventa y la satisfacción de los clientes actuales. No debemos olvidarnos de pedir referencias de empresas similares a la nuestra, competidoras o no, que utilicen la solución presentada. Tras la demostración, debemos contrastar con dichas empresas el grado de satisfacción con la solución.

- Más demostración: Aunque pueda parecer excesivo para algunos, somos partidarios de concertar una segunda demostración en la que se emplee el sistema para seguir el ciclo completo de los productos que supongan el mayor porcentaje de nuestra facturación. Seguir el ciclo completo implica ir desde el presupuesto hasta el cobro del mismo, pasando portados los procesos intermedios (orden de trabajo, subcontrataciones, almacén, etc). Es importante resaltar que estos ejemplos se deben hacer con productos reales de la empresa de artes gráficas, para asegurarse que la solución nos va a permitir mejorar la productividad en aquellos productos que suponen el grueso de la facturación y rentabilidad de la empresa.

Barato y caro

Por último y más que nunca en este caso, lo barato puede salir caro. Una solución más cara que encaje mejor con la empresa será mucho más rentable que una solución más económica. Las diferentes encuestas promovidas desde el Centro Tecnológico CIT en empresas que han implantado software de gestión demuestran que es una inversión muy rentable, con un periodo de recuperación medio de 20 meses.

Para terminar, como suponemos que se habrán dado cuenta, no somos productores ni distribuidores de software de gestión, por lo que no deben temerse haber encontrado en este artículo publicidad encubierta de ninguna de las soluciones disponibles en el mercado.

Fuente: www.repropres.net/