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PorGustavo

Gestión documental en la nube, una opción muy rentable para las PYMES

 

 

La implantación de gestión documental es una opción que las empresas están valorando cada vez más por los beneficios que incorpora en su funcionamiento diario y por el consiguiente logro de rentabilidad a medio-largo plazo. Conforme la empresa crece, la producción de documentos aumenta considerablemente y su gestión se vuelve cada vez más compleja. Esto puede llevar al planteamiento de instalar un sistema de información que permita una adecuada gestión y recuperación de la documentación. El control de los documentos y el aprovechamiento de todo su contenido facilita la toma de decisiones empresariales y el aprovechamiento de todo su ‘know how’. Esto se traduce en una mejora en términos de rentabilidad y productividad. En resumen: Gracias a la gestión documental, las empresas logran crecimiento y progreso, se consolidan en su mercado y las mantiene como valores permanentes para sus clientes.

 

Es por ello que una adecuada gestión documental y de los recursos TI que la propia empresa produce en su actividad diaria acaba marcando la diferencia respecto a otras organizaciones que siguen funcionando a la antigua usanza. La información es hoy más que nunca el bien más preciado de las corporaciones. Su dominio y conocimiento determina en muchas ocasiones la buena marcha de los negocios que apoyan. Intentar desarrollarse y, como consecuencia, crecer, sin contar con soluciones tecnológicas que permitan el procesamiento, almacenaje, gestión y recuperación de, no solo nuestros documentos, sino también del contenido informacional de los mismos, sería como intentar ser trapecista sin red, en un mundo en que todos nuestros competidores ya la están usando. Siendo ya el Big Data una realidad palpable en muchas organizaciones, debemos permitirnos hilar lo más fino posible y eso no podemos hacerlo ya con los métodos tradicionales de gestión del conocimiento. Está a nuestro alcance emplear soluciones de gestión documental inteligente y digitalización de documentos que nos faciliten el trabajo y al mismo tiempo revaloricen las capacidades de nuestro valioso equipo de personas.

 

Uno de los principales obstáculos que tiene la implantación de un sistema de gestión documental en las empresas (aparte de la resistencia que pueda mostrar la alta dirección o determinados departamentos) es la inversión inicial que hay que hacer en infraestructura, ya que como mínimo hace falta contar con servidores para alojar el sistema y estos no son baratos a los niveles que una empresa de tamaño medio necesita (no basta con un hosting compartido, además de que tienen que contar en muchos casos con un certificado SSL, certificación conforme a LOPD, etc.). Es recomendable instalar un mecanismo de backup que permita asegurar la conservación de la información y los documentos de cara a robos de información, obsolescencia tecnológica, caídas inesperadas del sistema, etc., lo cual no es un asunto sencillo. Hay que invertir en formación desde cero o en reciclaje de nuestro departamento de informática para que puedan gestionar adecuadamente el nuevo sistema o contratar a personal para que pueda hacerse cargo de la nueva situación. Y se debe tener suficiente dominio como para poder usar el nuevo software con conocimientos de superadministrador, lo cual en muchos casos será prácticamente una utopía, porque se trata de entornos demasiado especializados que solo sus productores y distribuidores conocen a la perfección.

 

Entonces, ¿qué alternativa tienen las empresas no relacionadas con el sector de las tecnologías de la información que quieran implantar procesos de gestión documental?

 

La externalización de servicios es una alternativa, lo cual, por otra parte, no resulta algo ajeno. Desde siempre se ha contratado a proveedores especializados en el mantenimiento de equipos informáticos o se ha contado con alojamientos web externos cuando no se tenía esa posibilidad en el seno de la propia empresa. La gestión documental es un sector emergente que ha adquirido relevancia en la sociedad actual, permitiendo a las empresas poder sacar el máximo de rentabilidad en base al aprovechamiento de la información contenida en la documentación que producen. Las posibilidades que actualmente brinda Internet y su servicio más destacado, la web, hace que puedan evitar una elevada inversión en gestión documental gracias a la nube.

 

Mediante la gestión documental soportada en cloud, las empresas solo tienen que ocuparse de conocer y producir adecuadamente la documentación de su negocio. Se les ofrece un modelo de trabajo que no solo les ahorrará costes, si no que gracias al uso de SSL y backups programadas podrán garantizar la seguridad de la información contenida en los documentos y además tendrán a su disposición un equipo humano que por su conocimiento del 100% de la solución implantada podrá asesorarles de forma personalizada en el funcionamiento, podrá ayudarles en la realización de configuraciones específicas y les solucionará todos los problemas técnicos que les surjan. Y todo ello sin perder ni un solo ápice del potencial del sistema, ya que el uso en cloud no significa una versión light del programa padre, sino una forma más cómoda y fácil de uso. Mediante modelos económicos como el “pago por uso” tendrán una solución pensada solo para las necesidades específicas de cada negocio y adaptada a las posibilidades de inversión.

 

Las ventajas no solo son económicas (infraestructura, contratación y/o formación de personal y uso específico), si no que los beneficios que derivan de emplear la nube como entorno de trabajo se transfieren a las empresas, llegando a rentabilizar el tiempo y agilizando el ‘workflow’. Entre las nuevas oportunidades destaca el trabajo en movilidad, no solo porque podremos acceder a la documentación desde cualquier parte del mundo en el que haya un terminal con acceso a Internet, sino porque actualmente con los dispositivos móviles ya no hay barreras y frecuentemente los sistemas de gestión documental permiten el acceso móvil para realizar operaciones. Disponer de esta posibilidad supone abrir el horizonte de la empresa de forma ilimitada en tiempo y espacio y con ello allanando el camino al aumento de ganancias.

 

Como conclusión, el uso del sistema de gestión documental a través de la nube supondrá un considerable ahorro económico, ya que las empresas proveedoras ofrecen paquetes de servicios estandarizados que resultan más económicos con posibilidad de adaptación a las necesidades específicas de cada caso. Generalmente están todas las necesidades cubiertas, incluyendo la explotación del programa, el alojamiento en nube y las copias de seguridad. Las empresas que contratan tan solo tienen que ocuparse de producir adecuadamente su documentación. Fundamentalmente, la accesibilidad universal, la posibilidad de que se pueda llevar a cabo la gestión sin necesidad de tener conocimientos informáticos especializados, las especiales condiciones de seguridad de los entornos web de gestión documental y el que no sea necesario la inversión en equipo de hardware constituyen argumentos suficientes para que muchas empresas se decanten por esta opción. La computación en nube consigue aportar estas ventajas al apoyarse sobre una infraestructura tecnológica dinámica caracterizada por un alto grado de automatización, una rápida movilización de recursos, una elevada capacidad de adaptación para atender a una demanda variable de clientes, así como el despliegue de virtualización avanzada. Todo esto consigue abaratar el precio del uso y hace que las empresas comiencen a considerar una posibilidad atractiva decantarse  por esta solución al obtener resultados provechosos a cambio de un coste razonable en dinero y curva de aprendizaje.

PorGustavo

Las redes sociales: el escaparate de las empresas

 

 

Las redes socialesse han dispuesto como uno de los mayores escaparates para las empresas. A pesar de existir redes sociales específicas (por ejemplo Linkedin) para fomentar el contacto profesional entre empresas, el éxito rotundo de las redes concebidas para particulares (Twitter o Facebook) es tan atrayente que las empresas también deciden tomar posición en ellas.

Aunque son muchos los que a día de hoy se muestran escépticos sobre los resultados que pueden obtener de su presencia en redes sociales y creen que “estar en Facebook” no es más que una pérdida de tiempo y de energía, son tres los objetivos los que, a priori, pueden cumplirse con la actividad de las empresas en las redes sociales:

–       Crear una imagen de empresa. Una marca que tiene presencia en todos los frentes ofrece una imagen de gran dimensión, seguridad y solvencia.

–       Habilitar nuevos canales de contacto. Las redes sociales son una nueva forma para que los clientes puedan interactuar con nosotros. En lugar de acudir a un contacto directo, se habilitan estos nuevos cauces que permiten consultas más informales, además de la difusión de contenidos donde primen el impacto, lo insinuante y la sencillez en el mensaje para que se capte rápidamente.

–       Un tercer objetivo, de mayor dificultad, buscaría el acercamiento a clientes potenciales, atrayéndolos a nuestros servicios. Esta labor comercial es muy complicada de llevar a cabo sin caer en el “spam”  además de ser especialmente mal valorada por los usuarios, que huyen de este tipo de cuentas.

Como vemos, este tipo de objetivos son perseguidos por cualquier empresa, sin importar su tamaño. En principio, el efecto arrastre que puede tener una gran empresa con una gran marca es mayor que el de una empresa pequeña, de modo que generará seguidores y atracción sobre sus contenidos por pura inercia.

Sin embargo, una mala utilización de las redes sociales –no cuidando a sus seguidores, con poca actividad, contenidos escasos o redundantes – no sólo no reporta ningún tipo de beneficio a la propia empresa, sino que acaba dañando su imagen. Son muchos los ejemplos – están en la mente de todos – de grandes empresas que han desperdiciado las redes sociales como fuente,  no sólo de mayor captación de clientes, sino de fidelización y reforzamiento de imagen.

En la otra cara de la moneda, empresas pequeñas han conseguido construir un cauce de comunicación con los usuarios realmente productivo. Utilizan Twitter como forma de resolver dudas, como lugar de encuentro para promociones, para mostrar nuevos servicios o, simplemente, para crear una imagen agradable de la empresa. Son, en definitiva, una herramienta de doble filo, tan potente con un buen uso como potencialmente perjudicial.

PorGustavo

El software de gestión, una tecnología prioritaria para la pyme

 

 

Casi dos tercios de las pequeñas y medianas empresas se muestran convencidas de que la tecnología les ayuda a ser rentables y tener un crecimiento sostenible en el futuro, por lo que no es de extrañar que casi la mitad de estas empresas aseguren que las TIC estén en el centro de sus esfuerzos de transformación. Así al menos lo pone de relieve un estudio realizado entre 21.000 pequeñas y medianas empresas de 21 países diferentes (incluido España) por Oxford Economics, que también desvela que incluso más de un 33% de ellas se considera early adopter en materia de adopción de nuevas tecnologías; dato que, en el caso de Europa, Oriente Medio y África (EMEA), se eleva hasta el 36,4%.

Aunque las pequeñas y medianas empresas tienen claro que la tecnología les ayuda a tener un papel diferenciador de la competencia (así lo corrobora 6 de cada 10 pymes encuestadas), lo cierto es que el 52% reconoce que sólo invierte en TI cuando ve un claro retorno de la inversión (ROI).

Tecnologías de futuro

 

¿Cuáles son las tecnologías que las pymes identifican como claves para los próximos tres años? Para la mitad de ellas (el 50,2%), el software de gestión empresarial será la tecnología prioritaria. Un papel que mantendrá en el futuro, puesto que en la actualidad es la tecnología más adoptada por las empresas (un 47,9% reconocen que utilizan estas herramientas en su día a día como parte de ese valor diferencial y estratégico de sus negocios). Por tanto, no es de extrañar que esta partida sea, junto con la movilidad, la tecnología que menor crecimiento vaya a experimentar en los próximos tres años.

Mientras, la informática en la nube (o cloud computing) y el análisis empresarial (business analytics) son las dos tecnologías que más incremento van a experimentar en el próximo trienio, pasando de un 35,2 y 44% de uso en la actualidad al 47,5 y 58,3%, respectivamente, en 2016, según este estudio de Oxford Economics, quien considera que estos datos demuestran que, a la hora de invertir, las pymes apuestan por tecnologías que les permitan entender y conocer mejor todo su negocio.

Por eso, tampoco es de extrañar que cuanto más pequeña sea la empresa, más peso tenga la inversión en la analítica empresarial (52%) y el software de gestión empresarial (58%). Mientras, las empresas más grandes y que, por tanto, ya suelen tener este tipo de herramientas tecnológicas, valoran más la inversión en aspectos de movilidad (41%), redes sociales (44%) e informática en la nube (40%).

Por su parte, las tecnologías relacionadas con las redes sociales (social media), y que actualmente gozan de mayor índice de penetración en las pequeñas y medianas empresas que el cloud computing también son vistas como una de las mayores prioridades de inversión tecnológica en los próximos años. Según las respuestas facilitadas por las empresas, más de la mitad de las pymes (51%) utilizarán estas herramientas en 2016.

PorGustavo

Coopetir nos permite generar nuevas oportunidades de negocio para todos

 

 

Coopetir,  colaboración entre competidores, nos permite generar nuevas oportunidades de negocio para todos.

La colaboración en el sector nos ayudará a potenciar su evolución tecnológica y eso abre un abanico de posibilidades de negocio para todos” acuerdan y declaran conjuntamente los gerentes de las empresas, entre las que se encuentra Profimàtica, que forman parte de la organización del evento que, este 20 de febrero, bajo el lemaWevolution, acercará las nuevas formas de hacer negocios y de gestionar la información que nos aportan los avances tecnológicos.  

Y es que la innovación forma parte de la identidad de Konica Minolta, que preocupada por encontrar nuevas fórmulas de desarrollo de negocio y crecimiento para sus clientes y partners, ha puesto en marcha este evento para fomentar la colaboración entre sus distribuidores en la zona de Cataluña como estrategia para crecer.

Por segundo año consecutivo, Konica Minolta cuenta con la colaboración de sus distribuidores en Cataluña para organizar su encuentro con clientes. El lugar elegido ha sido la singular Fábrica Moritz, una tradicional destilería de cervezas que conjuga unas instalaciones de mediados del siglo XIX, con la innovación gastronómica más representativa de la región.

A través de un innovador “teatro interactivo”, dividido en 6 actos, se representarán situaciones cotidianas de una oficina y cómo se transforman con las soluciones de gestión documental en la nube.

En directo y cara a cara, las empresas asistentes al evento, podrán comprobar a través de los 7 talleres simultáneos cómo la interconexión entre los dispositivos, la movilidad y la disponibilidad de la información y de los servicios, desde cualquier ubicación y en cualquier momento, se traduce en una mayor flexibilidad y en un aumento en la productividad.

Los talleres se presentarán como casos reales de éxito sobre los temas:

  • Gestión de Notas de Gastos en la nube donde se mostrarán los servicios que producen directamente un ahorro de tiempo y un gran aumento en la productividad del personal de la empresa.
  • Redes Sociales Corporativas y sus posibilidades para crear nuevas oportunidades de negocio y mejorar la comunicación y coordinación de grupos de trabajo.
  • Seguridad documental, servicios aplicados desde el propio dispositivo hasta el archivo en la nube de los documentos.
  • Procesos en tiempo real con la captura automática y en tiempo real de la información para alimentar procesos automáticos.
  • Procesos empresariales automatizados, que permiten controlar los tiempos de respuesta, medir los costes de los procesos y detectar sus cuellos de botella.
  • Sistemas para compartir datos en la nube claves en la gestión eficiente de cualquier empresa.
  • Marketplace, la más novedosa herramienta que permite adquirir las APPs con descargas de internet directamente desde el propio MFP.

Konica Minolta potencia con este evento su papel como partner de soluciones y servicios y da un paso más en su evolución de negocio, del diseño y desarrollo de dispositivos avanzados de impresión al de proveedor de soluciones y servicios, desarrollando un portfolio que responde a todas las necesidades relacionadas con la gestión de la información y de los documentos de una empresa.

 

PorGustavo

Ya está aquí la Ley de Impulso de la Factura Electrónica

 

La Ley de Impulso de la Factura Electrónica protegerá a los proveedores y será obligatoria a partir del 15 de enero de 2015 para quienes tributen electrónicamente

 

La aprobación, por parte del Congreso de los Diputados, del Proyecto de Ley de Impulso de la Factura Electrónica, apoyado por AMETIC, Asociación de Empresas de la Electrónica, Tecnologías de la Información, Telecomunicaciones y Contenidos Digitales, proporcionará grandes ventajas en costes, tiempo, gestiones y procedimientos.

Junto a la Ley se creará también un registro contable de facturas en el sector público que entró en vigor una vez publicado en el BOE del día 28 de diciembre de 2013. El registro contable permitirá que las facturas no queden ocultas en los cajones. Con un control informatizado y sistemático de las facturas será visible en todo momento el grado de morosidad de cada administración, el periodo medio de pagos que tienen y en todo caso la necesidad de aplicar los mecanismos de la Ley de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera.

Entre otros sectores a los que afecta esta nueva ley, la industria TIC verá soportada una de sus grandes reivindicaciones, ya que en su compromiso por aportar a la Administración instrumentos que mejoren su eficiencia, la factura electrónica siempre ha sido un alto exponente de la trasparencia y mejora en la gestión que las TIC pueden aportar a los procesos de la Administración Pública.

La aprobación de esta Ley hará posible el uso de la factura electrónica en el sector público y también en el privado, lo que reducirá cargas administrativas y generará ganancias en eficiencia a las empresas, aseguran desde AMETIC, que añade que los proveedores estarán más protegidos en sus relaciones comerciales con las Administraciones Públicas, pues a partir de ahora sus facturas estarán presentadas en un registro administrativo, lo que dejará constancia de las fechas a efectos del devengo de intereses en caso de retrasos en el pago.

Además, se agiliza la tramitación de las facturas, al incorporar las nuevas tecnologías, y se facilita su seguimiento para su pago posterior. Las Administraciones tendrán un mayor control contable de las facturas, lo que permitirá un mejor cumplimiento de los plazos de pago de facturas, un mejor control del gasto público y del déficit, así como profundizar en la lucha contra el fraude.

Todas las facturas tendrán un formato estructurado, que se concretará en una Orden Ministerial próxima, y estarán firmadas electrónicamente, con una firma basada en un certificado reconocido. A partir del 15 de enero de 2015 la factura electrónica será obligatoria para los sujetos que tributen electrónicamente de acuerdo con la normativa tributaria.

Se calcula que la implantación en la Administración General del Estado tendrá un beneficio neto anual de 51 millones y de 2,3 millones en ahorro de papel.

PorGustavo

Impresión: ¿Son los equipos multifunción A3 más caros que los equipos multifunción A4?

 

Parece que la respuesta es muy clara pero hay muchas ventajas ocultas que hay que conocer y sopesar antes de hacer la compra, y más teniendo en cuenta que vamos a usarlo durante muchos años.

Sí, los equipos multifunción A4 son más baratos en el coste de adquisición que los equipos A3, pero vamos a ver a continuación las ventajas que tienen los equipos más grandes y al final resultará que la compra de éstos nos proporcionará un ROI (Retorno de la Inversión) más ventajoso.

Vamos a hablar de las ventajas de los equipos multifunción de tamaño A4. Lo primero de todo ya lo hemos comentado, su precio. Son equipos más baratos y muchas veces no nos planteamos si es el equipo adecuado para el uso que se le tiene que dar, el departamento donde se instalará o incluso el volumen de impresión que debe realizar.

Otra de las ventajas que tiene un equipo de tamaño A4 es su tamaño. Lógicamente es más pequeño pero no se engañe. Muchas veces preferimos disponer de varios equipos de A4 antes de comprar un solo equipo de tamaño A3 y estamos por ende ocupando más sitio en la oficina que si utilizáramos uno de tamaño A3.

Hasta aquí hemos llegado con las teóricas ventajas de un equipo de tamaño A4. Ahora vamos a escudriñar todo lo que puede dar de sí un equipo multifunción de tamaño A3.

Un equipo multifunción de tamaño A3 es mucho más robusto que un equipo de tamaño A4, sus consumibles duran más y además posee una vida mayor, lo que resulta en menos paradas y mayor productividad.

También debemos hablar del famoso coste de copia. Los equipos de tamaño A3 en general tienen un coste de copia menor que los equipos A4, lo que influye notablemente en que se amortice antes la adquisición puesto que al final de su vida el equipo cuesta menos.

Otra ventaja de los multifuncionales de tamaño A3 es que disponen de accesorios que no se ven en equipos A4 como por ejemplo la alta capacidad de papel. Es posible disponer de varias bandejas para utilizar más papel o incluso más variedad de tipos de papel, o más gramaje para poder realizar trabajos in-house y no externamente, con el ahorro de costes que esto implica. También puede tener la opción de varios finalizadores con varias bandejas de salida, lo que nos asegura mayor productividad.

Otro punto a tener en cuenta es la tecnología que incluye un equipo multifunción A3. Estos equipos permiten, por la tecnología que incorporan, mayor número de aplicaciones o funciones internas. Dichas funciones permiten que cualquier equipo de tamaño A3 sirva para casi cualquier empresa, puesto que incluyen las funciones necesarias para cada tipo de necesidad. Por ejemplo, incluyen un nivel de personalización que no existe en equipos multifunción A4 o también pueden almacenar aplicaciones que amplían mucho más sus capacidades, como por ejemplo conectarse con repositorios de información internos o externos en la nube.

Por lo tanto, como hemos visto, un equipo multifunción de tamaño A3 es mucho más rentable a largo plazo que los de tamaño A4. Cuando necesite un equipo multifunción, le recomiendo que un asesor comercial realice un estudio para analizar sus necesidades y el entorno de trabajo, porque seguramente saldrá ganando adquiriendo un equipo multifunción de tamaño A3.

Fuente: Optimizando, Boletín de Konica Minolta sobre optimización de procesos de impresión.